Hebben uw teamleden ooit geen idee gehad wie ze moesten raadplegen als er sprake was van een aanhoudende disaster in een challenge?
In veel gevallen houden organisaties mogelijk geen goed overzicht van de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden die bij een challenge betrokken zijn.
Deze praktijk brengt voortdurend dilemma’s en fouten met zich mee en zorgt er uiteindelijk voor dat het crew niet optimaal kan presteren op het gebied van werkprestaties.
Wanneer leidinggevenden op C-niveau aan een challenge werken, is het meestal nuttig om die belanghebbenden op de hoogte te houden van de werkstatus en last-minute driftbuien te voorkomen.
En om dit allemaal onder één body te coördineren, kan een RACI-diagram van pas komen.
In dit artikel laten we u zien wat een RACI-diagram is: de definitie ervan, de voordelen, wanneer en hoe u er een kunt maken.
Wat is een RACI-grafiek?
Simpel gezegd is het RACI-diagram een visuele weergave van de taken van alle teamleden met betrekking tot een lopend challenge.
Het kerndoel van het RACI-diagram is het in kaart brengen en visualiseren van de rollen en verantwoordelijkheden van teamleden of belanghebbenden die betrokken zijn bij een challenge of proces.
Niet voor elk challenge is het nodig dat u een RACI-diagram maakt; projecten waarbij besluitvormers en grote groups betrokken zijn, vereisen echter een RACI-diagram. Deze projectmanagementtool elimineert verwarring en hiaten binnen een crew die de projectmanagers vaak over het hoofd zien.
Het allerbelangrijkste is dat RACI-diagrammen het onvermogen om te weten wie welke taak uitvoert, uitroeien. Projectmanagers sluiten vaak specifieke taken uit omdat ze ervan uitgaan dat deze aan iemand anders zijn gedelegeerd; in werkelijkheid blijven ze echter onaangeroerd.
Zie je, stress komt veel voor in de zakenwereld. 😓
Maar in situaties als deze komen RACI-kaarten u te hulp.
RACI is de afkorting van de termen Rverantwoordelijk, Arekenbaar, Cbeledigd, en Igeïnformeerd. Aan elke projectbelanghebbende of teamlid wordt een letter toegewezen – R, A, C of I in het RACI-diagram.
Het doel van deze praktijk is om hun werkomvang en hun verantwoordelijkheden duidelijk te definiëren.
Verantwoordelijk (R)
Een persoon die verantwoordelijk is voor het voltooien van een specifieke taak die aan hem is gedelegeerd, wordt aangeduid met de letter ‘R’, wat staat voor verantwoordelijk. De toegewezen persoon is de ‘uitvoerder’ van het werk.
Om de duidelijkheid in de hele workflow te behouden, is het de bedoeling dat elke taak door één verantwoordelijke persoon wordt uitgevoerd.
Soms heeft u echter twee of meer leden nodig om een taak te voltooien. In dat geval is het duidelijk definiëren van de rollen van elke verantwoordelijke persoon een betere manier om overlappingen te voorkomen.
Verantwoordelijk (A)
De persoon die toezicht houdt op alle toegewezen taken krijgt de letter ‘A’ toegewezen, wat staat voor ‘accountable’. Soms kan, afhankelijk van de aard van het werk, de verantwoordelijke ook de verantwoordelijke zijn.
Deze verantwoordelijke (A) persoon heeft het laatste woord over de uitkomst, en hij of zij is misschien niet de uitvoerder van het werk, maar iemand die over het hoofd ziet of het werk zonder fouten op tijd wordt voltooid.
Geraadpleegd (C)
De persoon met wie de taakuitvoerder moet overleggen voordat hij een beslissing neemt, krijgt de letter ‘C’, wat geraadpleegd betekent.
Deze specifieke persoon heeft doorgaans inhoudelijke experience en inzicht in de uitkomst en is doorgaans een van de besluitvormers.
Geïnformeerd (ik)
De persoon aan wie de werkstatus voortdurend wordt bijgewerkt, krijgt de letter ‘I’ toegewezen, wat staat voor geïnformeerd in het RACI-diagram. In tegenstelling tot een Geconsulteerd persoon hoeft deze persoon niet noodzakelijkerwijs suggestions te geven of terug te komen op de voortgang.
Ze zijn niet direct betrokken bij de taak of beslissing; met het oog op transparantie moeten zij echter op de hoogte worden gehouden.
Voordelen van RACI-grafieken
Hoewel de RACI-diagrammen van pas kunnen komen voor de projectmanager op het second dat dat nodig is, bieden ze ook verschillende voordelen. Hier volgen enkele redenen waarom u RACI-diagrammen zou moeten gebruiken:
- Het kan de verantwoordelijkheid, communicatie en algehele efficiëntie meetbaar vergroten.
- Het gebruik van RAC-diagrammen om projecten waarbij belanghebbenden betrokken zijn in kaart te brengen, vereenvoudigt de gehele workflow en stroomlijnt de communicatie tussen autoriteiten.
- RACI-diagrammen dragen bij aan de doeltreffendheid en stellen projectleden in staat hun rollen en taken te kennen. Tijdens een disaster weet de projectmanager of de betrokken autoriteit met wie hij onmiddellijk contact moet opnemen om problemen op te lossen.
- RACI-diagrammen zorgen ervoor dat de besluitvormers op de hoogte zijn en weten wat er in het challenge gebeurt, waardoor de kans op grote veranderingen aan het einde van de voltooiing van het werk wordt geëlimineerd.
- Geeft duidelijk aan wie verantwoordelijk is voor welke taken, waardoor verwarring en misverstanden worden verminderd.
- Het diagram maakt het gemakkelijker om de voortgang bij te houden en houdt individuen verantwoordelijk voor elke taak.
- Een RACI-diagram helpt de besluitvorming te stroomlijnen en vertragingen als gevolg van tegenstrijdige meningen te voorkomen door duidelijk aan te geven wie het laatste woord heeft bij het nemen van zakelijke beslissingen.
- Door rollen en verantwoordelijkheden te verduidelijken, kan een RACI-diagram dubbele inspanningen helpen verminderen en de efficiëntie vergroten.
Wanneer moet ik een RACI-grafiek maken?
U moet een RACI-diagram maken wanneer een crew of organisatie de rollen en verantwoordelijkheden voor een specifiek challenge, proces of besluitvormingsscenario duidelijk wil definiëren.
Het is nuttig om ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden hun rollen en verantwoordelijkheden kennen en kan verwarring, dubbel werk en genegeerde deadlines helpen voorkomen.
Het is het beste om aan het start van een challenge een diagram te maken en dit regelmatig te herzien om er zeker van te zijn dat het related en praktisch blijft.
Enkele voorbeeldscenario’s waarvoor RACI-grafieken nodig zijn, zijn:
- Een nieuw product lanceren: Een RACI-diagram kan duidelijk maken wie verantwoordelijk is voor verschillende taken met betrekking tot productontwikkeling, lancering, distributie en advertising.
- Een nieuw proces implementeren: Een RACI-diagram kan ervoor zorgen dat iedereen zijn rol bij het implementeren van een nieuw proces begrijpt, van het ontwerpen en testen tot het uitrollen ervan en het monitoren van de effectiviteit ervan.
- Een crossfunctioneel challenge implementeren: Als er meer dan één afdeling bij een challenge betrokken is, kan een RACI-diagram elk lid van elke afdeling helpen hun rol, positie en taken te kennen.
Hoe maak je een RACI-grafiek?
Nu u de voordelen kent van het gebruik van RACI-diagrammen, wordt het tijd om te begrijpen hoe u een geheel nieuw RACI-diagram kunt maken.
Hier is een stapsgewijze handleiding ervoor: 👇🏻
#1. Het challenge begrijpen
De eerste stap bij het maken van een RACI-diagram is het definiëren van de doelstellingen van het challenge waarvoor u een diagram wilt maken. Hierdoor weet u de werklast en verdeelt u deze gelijkmatig over uw crew.
#2. Inzichten van belanghebbenden verzamelen
De tweede stap is om te weten wie een bepaald challenge op zich neemt. Reken op alle relevante stakeholders, teamleden, afdelingen en andere interne en externe personen die betrokken zijn bij het challenge of proces.
#3. Identificeer taken en beslissingen
Noteer alle taken en beslissingen waarmee u en uw crew in het challenge te maken krijgen, maar vermeld niet de terugkerende en voor de hand liggende taken zoals dagelijkse vergaderingen in de RACI-diagrammen.
#4. Wijs rollen en verantwoordelijkheden toe
Wijs voor elke taak of beslissing een acroniem van het RACI-model toe. Ken elke stakeholder of teamleden hun relevante rol toe door hen by way of de brieven te vertegenwoordigen.
#5. Maak de grafiek
Gebruik een spreadsheet-, Excel- of diagramhulpmiddel om het RACI-diagram te maken. Maak een lijst van elke taak of beslissing en de rollen en verantwoordelijkheden die aan elk lid zijn toegewezen.
#6. Beoordelen en verfijnen
Neem het schema door met alle belanghebbenden om er zeker van te zijn dat iedereen zijn/haar rol begrijpt en breng indien nodig de nodige aanpassingen aan.
Als u ten slotte het RACI-diagram heeft gemaakt, legt u dit duidelijk uit aan alle belanghebbenden en zorgt u ervoor dat iedereen zijn of haar deel begrijpt.
Het belangrijkste is dat u ervoor zorgt dat u het doel en de functie van het RACI-diagram effectief communiceert. Veel organisaties slagen er niet in om het diagram op de juiste manier in de praktijk te brengen, alleen maar omdat ze het niet hebben gecontroleerd en indien nodig bijgewerkt om ervoor te zorgen dat het related blijft.
Enkele veel voorkomende fouten bij het maken van RACI-grafieken
Sommige organisaties gebruiken RACI en zijn niet effectief vanwege een slechte implementatie. Hier zijn een paar ideas om de veelgemaakte fouten tijdens het maken ervan te voorkomen.
- Het begrijpen van de duidelijke definitie van termen in RACI is essentieel. Verkeerde interpretaties kunnen het hele challenge verpesten.
- Er bestaat een aanzienlijke misvatting over de termen Informeren en Consulteren. Geïnformeerd is communicatie in één richting, terwijl advisering tweerichtingscommunicatie is. Er moet een duidelijke classificatie zijn van de acties die u raadpleegt en de dingen die u moet informeren.
- Mis geen relevante stakeholders. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat alle relevante belanghebbenden worden geraadpleegd en betrokken bij het proces voor het maken van RACI-diagrammen.
- De beschreven rollen en verantwoordelijkheden moeten duidelijk, specifiek en gemakkelijk te begrijpen zijn.
- Het onregelmatig herzien en bijwerken van het RACI-diagram is een veel voorkomende fout. Het diagram moet regelmatig worden herzien en aangepast om ervoor te zorgen dat het related en effectief blijft.
- In het diagram moet rekening worden gehouden met de functieoverschrijdende afhankelijkheden en de rol van elk crew of elke afdeling in het grotere geheel.
- Het RACI-diagram moet flexibel genoeg zijn om veranderingen mogelijk te maken naarmate het challenge zich ontwikkelt.
Aanbieders van RACI-grafieksjablonen
U hoeft niet helemaal zelf een RACI-diagram te maken. In plaats daarvan kunt u de verschillende sjablonen die on-line beschikbaar zijn, free of charge aanpassen. Hier zijn onze topfavorieten voor jou.
#1. Medium
Joni Hoadley RACI-diagramsjabloon voor Google Spreadsheets die op medium wordt gedeeld. Dit RACI-diagram is een basisdiagram vergeleken met de andere twee sjablonen die later in het artikel worden genoemd. Als u een sjabloon wilt aanpassen en er belangrijke secties aan wilt toevoegen, is dit werkblad een excellent diagram om mee te beginnen.
KPI’s die u kunt volgen met behulp van de sjabloon
- Standing van elke taak
- Particulars over de taakuitvoerders
- Leverbare inzichten
#2. Smartsheet
Smartsheet biedt een downloadbare free of charge RACI-diagramsjabloon met de naam Easy RACI-matrixsjabloon, waardoor u een kant-en-klaar Excel-blad krijgt.
Naast de rol- en taakdetails kunt u met deze sjabloon de voortgang van het werk volgen en de taken categoriseren op foundation van hun urgentie.
KPI’s die u kunt volgen met behulp van de sjabloon
- Projectactiviteit
- Prioriteit en standing
- Rollen van teamleden of belanghebbenden
#3. Spreadsheet
U kunt deze RACI-diagramsjabloon van Spreadsheet op de webpagina gebruiken, maar u beschikt toch over gevarieerde opties om mee te spelen.
Met dit RACI-diagram kunt u op de particulars ingaan en verschillende filteropties bieden. U kunt de grafieken bekijken door de informatie die u op dit second niet nodig heeft, te verfijnen door gebruik te maken van hun filteroptie. Bovendien kunt u de taak in verschillende formaten bekijken – status- en eigenaarweergaven zijn beschikbaar.
KPI’s die u kunt volgen met behulp van de sjabloon
- Taken/resultaten
- Standing van elke taak
- Eigenaar en hun rollen – Projectleiderschap/Projectteam/Externe bronnen
Afsluiten
Het RACI-diagram kan een handig hulpmiddel voor projectmanagement zijn waarmee u de voortgang van het werk kunt volgen en binnen enkele minuten de rollen en verantwoordelijkheden van elk teamlid kunt kennen, zelfs als u leiding geeft aan een groot crew.
Bovendien hoef je het wiel niet opnieuw uit te vinden. In plaats daarvan kunt u de kant-en-klare sjablonen downloaden en direct aan de slag met de RACI-kaarten.
