22 Life-Saver Excel Tips and Tricks to Know

Microsoft Excel is een hulpmiddel dat al tientallen jaren door professionals en particulieren wordt gebruikt. Op dit second zijn er honderden functies die u kunt vinden om uw spreadsheets eenvoudig te beheren.

Hoewel er eenvoudigere alternatieven voor Microsoft Excel zijn, mis je veel krachtige functionaliteiten en trucs die je met Excel kunt doen. Natuurlijk moet u een redelijke hoeveelheid tijd investeren in het benutten van elk side van de mogelijkheden van Excel, maar dat hoeft niet per se moeilijk te zijn.

In dit artikel zullen we ons concentreren op het belichten van enkele van de meest waardevolle en tijdbesparende Excel-tips en -trucs.

Opmerking: De on-line versie (Workplace 365) of de mobiele versie geeft mogelijk niet alle functies weer die beschikbaar zijn in de native desktop-app op uw Home windows/Mac-systeem. Als u specifiek op zoek bent naar een optie die alleen on-line beschikbaar is, zijn er andere on-line spreadsheetdiensten voor groups.

VERT.ZOEKEN-functie

Als u met een grote set gegevens werkt, kan het tijdrovend zijn om iets te vinden op foundation van de rijen voor een specifieke kolom.

Met de functie VERT.ZOEKEN kunt u echter eenvoudig een waarde vinden door specifieke rijen en kolommen te gebruiken om te filteren. Als u bijvoorbeeld het e-mailadres wilt van elke naam die u invoert, kunt u deze functie gebruiken en de formule aanpassen om het resultaat te krijgen.

Zo ziet de formule eruit:

=VLOOKUP(A2,A1:E5,3,FALSE)
Excel vlookup

In dit geval zoekt de functie naar de e-mail-ID (in de derde kolom) voor Bryan in de tweede rij (A2).

Hier heb ik het volledige tabelbereik toegevoegd om te zoeken, behalve de eerste rij. Maar u kunt uw bereik beperken tot C5 of D5 als u dat wenst.

U kunt de functie VERT.ZOEKEN ook combineren met andere functies, zoals IF-logica. Daarnaast kunt u VERT.ZOEKEN gebruiken om gegevens uit meerdere tabellen te combineren, aangezien ze een vergelijkbaar veld delen.

Voor meer informatie over VERT.ZOEKEN kunt u de officiële bron van Microsoft raadplegen. Misschien wilt u ook alle andere beschikbare functies in Excel verkennen om er het beste van te maken.

Rijen omzetten in kolommen

Als u een geselecteerd aantal rijcellen (verticaal) wilt kopiëren en deze in een enkele rij wilt ordenen (en ze wilt converteren naar kolommen), kunt u eenvoudig de optie transponeren en plakken gebruiken.

  • Selecteer het cellenbereik dat u wilt transponeren.
  • Kopieer ze door management + C uit te voeren
  • Klik op de cel waar u de transpositie wilt starten
  • Klik met de rechtermuisknop en selecteer de optie Plakken – Transponeren.

Zo ziet het eruit:

Suggestions voor het sorteren van kolommen

Voor eenvoudig sorteren in één kolom kunt u op elke rij van de kolom klikken die u wilt sorteren en vervolgens met de rechtermuisknop klikken om de sorteeroptie te vinden, of op de knop ‘Sorteren en filteren’ klikken, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

U vindt een aantal opties waaruit u kunt kiezen, afhankelijk van uw vereisten. Wanneer u op een van deze klikt, wordt de hele tabel dienovereenkomstig gesorteerd.

Wanneer u met meerdere kolommen werkt, kunt u de snelkoppeling gebruiken ALT + A + S + S om het dialoogvenster te openen waarin u meerdere kolommen kunt opgeven om te sorteren.

Zorg ervoor dat de optie “Mijn gegevens hebben headers” beschikbaar is als uw gegevens headers hebben.

Snelle analyse

Je hebt misschien het bliksempictogram opgemerkt wanneer je een bereik selecteert. Klik daarop om toegang te krijgen tot snelle functies waarmee u duplicaten kunt identificeren, een diagram kunt toevoegen, de totalen kunt tellen en meer.

Het is ook toegankelijk by way of de sneltoets CTRL + Q.

Tekst omwikkelen om deze in een cel te beperken

Wat er ook gebeurt, we passen de grootte van rijen/kolommen altijd vaker aan dan we zouden willen. Als het om het omgaan met cijfers gaat, is dat goed te doen.

Excel-tekst

Als het echter gaat om het schrijven van een tekst die langer is dan de cellengte, kan het er verwarrend uitzien. Hoewel de tekst in dezelfde cel blijft, lijkt deze samen te smelten met andere rijen, zoals weergegeven in de afbeelding hierboven.

In dit geval hoeft u dus alleen maar op “Tekst omwikkelen” om de informatie in één cel te bewaren.

Voeg snel meerdere rijen/kolommen toe

Om een ​​enkele rij toe te voegen, moet u met de rechtermuisknop klikken en op “Invoegen” klikken om een ​​rij/kolom toe te voegen.

En als u meerdere rijen of kolommen wilt toevoegen, kunt u het aantal rijen of kolommen selecteren en vervolgens op “Invoegen“.

Ctrl + Shift om meerdere rijen/kolommen te selecteren

Wanneer u Microsoft Excel gaat gebruiken, kunt u er niet aan ontsnappen om met de muis door alles te navigeren, tenzij u al vertrouwd bent met het gebruik van sneltoetsen.

Om u te helpen tijd te besparen bij het slepen van eindeloze rijen/kolommen totdat u de gewenste selectie bereikt, drukt u op Ctrl+Shift en gebruik vervolgens de pijlknoppen op het toetsenbord om door te gaan met uw selectie.

Voeg een vervolgkeuzelijst toe

U kunt eenvoudig een waarde selecteren als u een vervolgkeuzelijst aan het blad toevoegt. Maar hoe doe je dat?

U moet eerst de lijst met waarden die u wilt zien in de vervolgkeuzelijst in een deel van de spreadsheet als ‘bron’ opgeven.

Hierna hoeft u alleen maar de cel te selecteren waar u de vervolgkeuzelijst wilt hebben en de broncellen te kiezen. Als u klaar bent, moet u naar “Gegevensvalidatie” onder “Gegevens“-menu en wijzig het in “Lijst”terwijl u de bronnen opgeeft.

Draaitabellen

Als u met meer gegevens te maken heeft, is het essentieel om deze samen te vatten. Niet alleen als overzicht, maar de mogelijkheid om het totale overzicht van alle cijfers te krijgen is een tijdbesparende functie.

Draaitabellen helpen u daarbij. U hoeft alleen maar een draaitabel in te voegen en een gegevensbron te kiezen (uit een bestaand blad of uit externe bronnen).

Als u klaar bent, kunt u door verschillende datasets navigeren en snel de som of het gemiddelde ontdekken terwijl u er doorheen filtert.

Verwijder dubbele vermeldingen

Hoewel u er altijd naar moet streven om dubbele informatie in uw werkblad te voorkomen, biedt Excel u een snelle manier om deze te verwijderen.

U moet de rij of kolom selecteren die u wilt opschonen en op “ klikkenDuplicaten verwijderen“. Wanneer u verdergaat, wordt u gevraagd de selectie te bevestigen of te wijzigen en te verwijderen.

Auto Fill & Flash Fill om waarden automatisch in te vullen

Als u met een specifiek gegevenspatroon moet werken, kunnen de functies voor automatisch aanvullen en snel aanvullen u helpen dingen sneller gedaan te krijgen.

Stel dat u rolnummers van studenten moet invoeren die een patroon/gat volgen. Nadat u twee tot drie waarden in de rij of kolom heeft ingevoerd, moet u de selectie uitbreiden om de relaxation automatisch te vullen.

Stel dat u twee velden heeft, “Voornaam” en “Achternaam”, maar u wilt een andere kolom voor de volledige naam. Flash Fill kan hier van pas komen.

U moet het aantal rijen selecteren dat u met bestaande waarden wilt vullen en op de knop “Flitsvulling” keuze. De overige lege velden in uw selectie worden automatisch ingevuld.

Splits tekst in kolommen

Stel dat u een tekstkolom heeft die u in twee of meer kolommen wilt splitsen; Dat kun je doen met behulp van de “Tekst naar kolommen” keuze.

Zoals aangegeven in de GIF hierboven, moet je de waarde selecteren die je wilt converteren en de doelcellen kiezen. U kunt de regels instellen om de tekst te splitsen (op spaties, tabs, komma’s en meer).

In plaats van handmatig meerdere vermeldingen uit één enkele kolom te maken, kunt u ze automatisch verplaatsen met deze handige kleine functie.

Een werkblad verbergen

Aangezien een Excel-werkmap meerdere werkbladen kan bevatten, moet u mogelijk enkele daarvan verbergen om te beperken wat u bekijkt of om privacyredenen.

De meeste gebruikers laten gewoon alle werkbladen in de weergave staan, waardoor de hele ruimte rommelig wordt. U kunt uw werk vereenvoudigen door te verbergen wat niet onmiddellijk nodig is. Het enige dat u hoeft te doen, is met de rechtermuisknop op het werkblad klikken en op “Verbergen‘, zoals weergegeven in de schermafbeelding.

Gebruik een logische ALS-functie om waarden in te vullen

Stel dat u een betalingsstatuskolom aan een werkblad toevoegt en dat deze ‘BETAALD’ moet zijn als iemand € 100 stort, en ‘DUE’ als iemand minder dan € 100 heeft betaald. Uiteraard is dit slechts een voorbeeld. U kunt een verscheidenheid aan logische functies toevoegen en de zaken eenvoudiger maken.

Het enige dat u hoeft te doen is logica toevoegen aan de cel waar u de standing wilt hebben, zoals:

=IF(D2=100,"PAID","DUE")

Hier verwijst D2 naar de enkele cel van een kolom.

U kunt de Assist-bronnen van Microsoft raadplegen voor meer informatie over de beschikbare logische functies en hoe deze worden gebruikt.

Maak een screenshot en voeg deze toe aan Excel

Als u een screenshot van een actief programma/venster aan uw Excel-werkblad wilt toevoegen, hoeft u niet afzonderlijk een screenshot-tool (of knipprogramma) te gebruiken en vervolgens de afbeelding handmatig toe te voegen.

Ga naar het menugedeelte ‘Invoegen’ en navigeer door ‘Illustraties” naar “Schermafbeelding“. Wanneer u erop klikt, ziet u miniaturen van actieve vensters die op uw pc zijn geopend. Selecteer gewoon degene die u wilt en deze wordt naadloos toegevoegd.

Voorwaardelijke opmaak om de kleuren van een cel automatisch in te stellen

In plaats van de cellen afzonderlijk op te maken om uw gegevens begrijpelijk te maken, kunt u tijd besparen door voorwaardelijke opmaak te gebruiken.

Met deze functie kunt u reeds bestaande regels gebruiken of nieuwe regels maken, en wanneer aan de voorwaarde is voldaan, wordt de cel gekleurd volgens uw voorkeur. Het is een van de populairste trucs om de spreadsheet visueel aantrekkelijk te maken en de duidelijkheid van uw gegevens te verbeteren.

Als u tekst in het Excel-werkblad hebt om een ​​hyperlink in te voegen, selecteert u de tekst/cel en drukt u op Ctrl+Okayen voer de URL in van de webpagina die u wilt koppelen.

Hoe voeg ik een opmerking toe aan een specifieke cel?

U kunt een opmerking aan een specifieke cel toevoegen als u een bericht wilt achterlaten of suggestions wilt geven. Er wordt een kleine indicator of teken weergegeven in de hoek van de cel wanneer er een opmerking wordt toegevoegd. De opmerking kan indien nodig worden aangepast of verwijderd.

Shift+F2 is de snelkoppeling voor het toevoegen van opmerkingen, en u kunt ook met de rechtermuisknop klikken en Opmerking invoegen kiezen, zoals in het onderstaande voorbeeld.

U hebt de mogelijkheid om commentaar te geven op een enkele cel, een kolom of een rij.

commentaarexcel

Hoe kan ik de kleur voor Excel-bladen aanpassen?

Om de kleurencombinatie te wijzigen en elk thema van uw Excel-werkblad aan te passen.

Ga naar Pagina-indeling -> Kleuren en selecteer Kleuren aanpassen, zoals hieronder weergegeven. In de nieuwe field worden verschillende thema’s weergegeven, zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding.

kleuraanpassing

Hoe dubbele waarden identificeren en verwijderen?

De techniek om dubbele getallen of gegevens uit een Excel-werkblad te verwijderen, is door deze met een specifieke kleur te markeren voordat u deze verwijdert.

Om het dubbele nummer te markeren, klikt u op Cellenregels markeren op het tabblad Voorwaardelijke opmaak op het tabblad Begin en gaat u vervolgens naar Dubbele waarden, zoals te zien in de onderstaande schermafbeelding.

voorwaardelijke opmaakexcel

U kunt verschillende kleurencombinaties gebruiken om dubbele waarden in het Excel-werkblad aan te geven nadat u de optie Dubbele waarden hebt gekozen, zoals geïllustreerd in de onderstaande afbeelding.

markeer dubbelexcel1

De dubbele waarden op het Excel-blad worden gemarkeerd na het kiezen van een kleur, zoals te zien in de onderstaande afbeelding.

gemarkeerddubbelexcel

De volgende taak is het verwijderen van de dubbele waarden van het blad.

Ga naar het gebied Gegevens in het Excel-menu en selecteer Duplicaten verwijderen, zoals in de onderstaande afbeelding. U hebt de taak voltooid om alle dubbele inhoud uit uw Excel-werkmap te verwijderen.

verwijderddubbelexcel

Opmaak

Als u het uiterlijk van de cel wilt wijzigen zonder de inhoud ervan te wijzigen, selecteert u de cel, klikt u met de rechtermuisknop en gaat u naar Cellen opmaken. U krijgt talloze opties om de specifieke cel op te maken, zoals hieronder weergegeven.

De opmaak kan worden toegepast op een hele kolom, een hele rij of een specifieke cel.

opmaakcelexcel

Regeleinde

Als u een nieuwe regel tekst wilt beginnen of afstand tussen regels of alinea’s tekst in een Excel-cel wilt aanbrengen, kunt u vrij eenvoudig een regeleinde invoegen.

Zoals in de onderstaande afbeelding wordt gedemonstreerd, selecteert u de werkbladcel, plaatst u de cursor op de plek waar u het regeleinde wilt maken en drukt u vervolgens op Alt+Enter.

lijneindeexcel

Benut het volledige potentieel met Excel van Microsoft 😎

Door enkele van de genoemde nuttige ideas te combineren met andere functies, wordt u een skilled in het gebruik van Excel.

Voor de meeste gebruikers is Excel van Microsoft misschien alleen een programma als er sprake is van een spreadsheet, maar voor professionals die dagelijks met Excel te maken hebben, zal het kennen van deze ideas een hoop moeite en tijd besparen.

Zodra u enkele van de populaire ideas en trucs kent, kunt u er zelf meer ontdekken. Het kan ook een grote hulp zijn als u enkele van de nuttige Excel-invoegtoepassingen gebruikt die beschikbaar zijn.

Probeer deze razendsnelle instruments voor snel Excel-wachtwoordherstel zonder uw bestanden te beschadigen.

Rate this post
Leave a Comment